Dès qu'une fiche employé est créée, le salarié reçoit un e-mail « Bienvenue dans l'équipe » à l'adresse saisie. Il y trouve :

• son matricule, son poste, son département, son agence, son type de contrat et sa date d'embauche, quand ils sont renseignés ;
• son e-mail de connexion et un bouton Se connecter vers l'application ;
• l'annonce d'un mot de passe temporaire communiqué séparément.

Pour lui transmettre ce mot de passe, ouvrez sa fiche utilisateur, onglet Sécurité : l'administrateur peut en générer un nouveau, envoyé par e-mail et par SMS (permission users.update-password). Le salarié peut aussi utiliser « Mot de passe oublié » depuis la page de connexion.

L'envoi passe par le service e-mail configuré pour l'application ; chaque envoi est tracé dans le centre de notifications du destinataire (onglet Messages).

Sur la fiche employé, le bouton Lettre de bienvenue (permission employees.update) ouvre la lettre dans un nouvel onglet ; le bouton Imprimer la lance à l'impression. La lettre est générée à la demande et n'est pas stockée : elle reflète toujours la fiche du moment.

Elle comprend :

• l'en-tête avec le logo téléversé (ou le nom de l'application), l'agence et son adresse, la référence (matricule) et la date ;
• le mot d'accueil, puis les informations professionnelles : matricule, poste, département, agence, responsable hiérarchique, type de contrat, date d'embauche et fin de contrat prévue ;
• les identifiants de connexion (e-mail et téléphone) ;
• l'engagement de l'entreprise, puis deux zones de signature : la direction ou le chef d'agence, et l'employé.

Complétez la fiche employé avant d'imprimer : une information absente est simplement omise de la lettre.